Élise Paichard

Élise Paichard

Coach Agile

Le GO vient d’être donné, un nouveau train SAFe démarre dans votre organisation. Les convocations du premier PI Planning ont d’ailleurs été envoyées; une étape importante vient d’être franchie! Maintenant, comment faire de ce démarrage de train un succès et réussir le premier PI Planning?

1 – Organisez une coalition autour de la livraison du premier PI Planning

1.1 Créez une liste comprenant l’ensemble des prérequis pour être prêt lors du premier PI Planning

Voici quelques questions à vous poser :

  • Les rôles clés – Release Train Engineer (RTE), Product Manager (PM), System Architect (SA), Scrum Master (SM) et Product Owner (PO) – ont-ils été identifiés?
  • Les équipes sont-elles déjà formées et ont-elles des membres dédiés?
  • Le contexte, la vision d’affaires et le carnet de programme sont-ils connus?
  • Les cadences des Program Increment (PI), des itérations et des cérémonies sont-elles définies?
  • Les services partagés et la System Team sont-ils identifiés?
  • Est-ce que d’autres parties prenantes clés (ex. : infrastructure) devraient participer au PI Planning?

1.2 Mobilisez les acteurs clés autour de la préparation du PI Planning

Les rôles de RTE, PM et SA constituent généralement le noyau dur de la coalition, mais d’autres acteurs, provenant notamment de la gestion, peuvent être impliqués. Pour être efficace, une coalition doit posséder les atouts suivants :

  • Le pouvoir de conduire le changement et de lever les bloquants
  • L’expertise nécessaire pour prendre des décisions rapides et éclairées
  • La confiance des équipes sur le terrain
  • La capacité à définir la vision, mais également à l’implémenter.

Cette coalition perdurera tout au long des PI pour accompagner la transformation et l’amélioration du système.

1.3 Mettez en place des rencontres de synchronisation et des tableaux de suivi

Prévoyez des rencontres de trente minutes, deux fois par semaine, ou plus au besoin. L’objectif de ces rencontres consiste à synchroniser et à adresser les éventuels bloquants, enjeux et risques rencontrés dans le cadre de la préparation du PI Planning. Le RTE est le candidat idéal pour faciliter ces rencontres qui entretiennent un sentiment d’urgence et la mobilisation nécessaire à la réussite du PI Planning.

2 – Outillez les équipes pour le jour J

2.1 Constituez des équipes pluridisciplinaires capables de réaliser des features de bout en bout

Pour travailler efficacement, les équipes doivent être autonomes dans la définition, l’implémentation, le test, et le déploiement des features. Veillez à ce que chaque équipe soit dotée d’au moins un lead TI, capable de guider et soutenir l’équipe dans l’implémentation des solutions, des bonnes pratiques de développement et dans la résolution des enjeux rencontrés.

2.2 Impliquez les Scrum Master en amont du PI Planning

Les Scrum Master seront en première ligne et constituent des acteurs incontournables pour le succès du PI Planning. Prenez le temps d’échanger avec eux en amont sur :

  • L’agenda du PI Planning
  • Leur rôle durant ces deux journées
  • Le déroulement des team breakouts
  • Les outils et astuces pour faciliter efficacement ces temps de planification.

2.3 Augmentez vos chances de succès avec l’approche Quickstart, associant sur une semaine la formation SAFe For teams, le PI Planning et des ateliers

En plus de préparer les équipes aux rôles, aux artefacts et aux cérémonies qu’ils utiliseront durant le PI Planning, la formation sert également d’accélérateur au démarrage pour les équipes nouvellement constituées grâce des ateliers clarifiant leur identité, leurs pratiques et leurs règles. Par ailleurs, tous les exercices relatifs au découpage des features et des user stories peuvent être réalisés avec les items qui seront présentés en PI Planning, ce qui permet aux équipes de s’exercer et de se mettre en confiance pour le jour J.

Si la formation n’est pas possible dans votre environnement, assurez-vous de faire une journée de démarrage avec des activités de consolidation d’équipe à l’échelle du train et un rappel des processus agiles de l’organisation.

3 – Accompagnez le changement dans les rôles et les pratiques

3.1 Accompagnez les leaders du train dans leur nouveau rôle (RTE, PM, SA, SM, PO)

Pour certains d’entre eux, ils passent pour la première fois d’un rôle d’analyste d’affaires à PO, de chargé de projet à RTE, ou autre. Cela implique des changements aussi bien dans la portée de leur intervention que dans leur posture. Donnez-leur les moyens de bien s’approprier leur nouveau rôle, en leur donnant accès à des formations, à des communautés de pratique, et à de l’accompagnement par des coachs agiles.

3.2 Clarifiez la portée et les interactions des rôles, des rencontres et des processus « non SAFe » avec le train

Lors du démarrage d’un nouveau train, il est habituel de voir certains rôles, rencontres, et processus familiers de l’organisation, mais non présents comme tels dans le cadre SAFe. Afin d’éviter des doublons ou des circuits de décisions parallèles qui affecteraient l’efficience du système, prenez le temps de clarifier leur devenir :

  • Leur finalité est-elle déjà couverte par des rôles, des cérémonies ou des artefacts SAFe?
  • Qu’apportent-ils de plus?
  • Comment veiller à ce que leur cohabitation avec le cadre SAFe, si tel est le choix de l’organisation, ne vienne pas complexifier et ralentir le système?

3.3 Favorisez la collaboration autour du carnet plutôt que le passage de témoin

Une situation dans laquelle vous ne souhaitez pas vous trouver le jour du PI Planning, ce sont des équipes, incluant les PO, qui découvrent pour la première fois des features extrêmement documentées, ou au contraire ne comprenant qu’un titre, et qui passent alors plus de temps à essayer de les comprendre qu’à les planifier. Impliquez les PO dans le raffinement des features en amont du PI Planning, en collaboration avec le PM, et assurez un « juste assez » d’informations avec une définition de Ready to PI.

Conclusion

Un défi excitant vous attend, sachez déjà que le résultat ne sera pas parfait, il y aura des couacs, des embûches, de la résistance. L’essentiel est que le train démarre et que d’une gare à l’autre, il s’améliore sans relâche et prenne de la vitesse, livrant ainsi de la valeur en continu, avec le sourire des passagers!

 

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